Reducir gastos frente al aumento del costo de Viajes de Negocios

“Se espera que los precios promedio de boletos para vuelos, precios de alojamiento, costos diarios de alquiler de automóviles e incluso el costo promedio diario por asistente para reuniones y eventos aumenten en 2024. Con costos elevados, las empresas deberán establecer proyecciones para establecer presupuestos de viaje realistas. .

“Aunque inevitablemente habrá un aumento de costos, hay varias formas en que las empresas pueden reducir estratégicamente sus gastos de viaje.

“Los picos estacionales, particularmente durante los meses de verano y las vacaciones de invierno, pueden inflar los gastos de viaje en un 50 por ciento dependiendo de su destino. Los vuelos, el alojamiento y el transporte también cuestan más durante los meses de mucho viaje o las semanas de vacaciones escolares. Siempre que sea posible, la programación óptima a fines del invierno, principios de la primavera o fines del otoño puede evitar costos elevados.

“Negociar tarifas y hacer uso de esquemas de recompensas también es clave. Puede negociar tarifas corporativas con ambas cadenas y más opciones boutique, especialmente si su empresa se hospeda con frecuencia en estos lugares. Una empresa de gestión de viajes puede tomar la iniciativa en esto si utiliza una.

“Si utiliza una plataforma de reserva de viajes con una política de gastos integrada, asegúrese de aprovechar su amplia cobertura de contenido para itinerarios complejos.

“También se pueden hacer ahorros al disminuir las ganancias imponibles de una empresa, lo que, a su vez, podría reducir la factura de impuestos del año. Los gastos elegibles para las reducciones de impuestos comerciales generalmente incluyen costos de transporte o combustible, alojamiento en hotel y comida y bebida. Además, otros extras asociados con los viajes, como peajes de puentes y carreteras y tarifas de estacionamiento.

“Debido a esto, es importante comunicar al personal la importancia de mantener registros precisos y seguir las políticas de gastos de la empresa. Sin embargo, dos tercios de los empleados admiten que ni siquiera han leído la política de viajes y gastos de su empresa.

“Aunque los viajeros de negocios pueden pensar que están ayudando a reducir costos al obtener una excelente oferta de vuelo u hotel por su cuenta, aún pueden tener problemas por estar fuera de la política si sus compañías les exigen reservar a través de una herramienta de reserva oficial o con un línea aérea u hotel designado.

 “Para evitar esto, las políticas de la empresa con respecto a los viajes de negocios deben comunicarse claramente y estar ampliamente accesibles en la documentación de recursos humanos de toda la empresa, así como guardarse en un lugar obvio en el servidor de la empresa o en la intranet”.

Comentarios: Kevin Harrison, CEO, Good Travel Management. 

Fuente: BTN Europe.