Informe 2025 de la IACC explora el futuro de la planificación de eventos

El informe Salas de reuniones del futuro 2025 de IACC examina los cambios en la planificación de eventos basados ​​en la experiencia, la tecnología y la selección de lugares mientras el informe celebra su décimo aniversario.

La IACC y su socio de investigación DCI analizaron las respuestas de 205 organizadores de reuniones en América del Norte y Europa; el informe anual en profundidad sobre tendencias de la IACC se basa en encuestas anteriores, además de explorar las tendencias emergentes clave y destacar las diferencias regionales.

Planificación basada en la experiencia

El número de eventos que se celebran en hoteles ha seguido disminuyendo desde 2017.

Las demandas creativas han impulsado una reorganización del tipo de lugares que se utilizan para eventos, con el 51 por ciento de los planificadores optando por lugares para eventos especiales, como estadios deportivos, museos y viñedos o lugares enfocados en conferencias, reuniones y capacitación para sus eventos, en comparación con el 33 por ciento en 2023.

Joe Santo, vicepresidente de Grandes Cuentas de Encore, afirmó: «Los organizadores consideran que los eventos presenciales e inmersivos mejoran la interacción gracias al poder de la narración y la interacción sensorial. Consideran que los eventos presenciales y creativos aumentan las tasas de retención hasta en un 75 % y el 83 % cree que las experiencias inmersivas mejoran el retorno de la inversión (ROI) de sus eventos».

Tecnología y evolución híbrida

Este año, los organizadores sienten menos presión para incorporar nuevas tecnologías en las reuniones. Solo el 68 % de ellos, en comparación con el 80 % en 2023, afirmó que las nuevas generaciones estaban impulsando una mayor integración de nuevas tecnologías. Mientras tanto, el porcentaje de encuestados que afirmó que la inteligencia artificial es una tecnología crucial aumentó del 4 % al 14 %.

Al considerar la opción híbrida, el cuarenta y dos por ciento de los organizadores no planean usar transmisión durante sus eventos este año, lo que refleja una tendencia que se aleja de los eventos híbridos.

El desarrollo de señalización digital fácil de usar, tanto para interiores como para exteriores, junto con la reducción de costos unitarios, está dando lugar a que los establecimientos ofrezcan más soluciones a sus clientes. Además, las ventajas de sostenibilidad frente a los materiales impresos podrían ser otro factor.

Joe Santo, vicepresidente de Grandes Cuentas de Encore, afirmó: «A medida que la tecnología LED y las mejoras en las pantallas siguen avanzando, los formatos más grandes, como los LED Walls, se están volviendo cada vez más populares en el ámbito de los eventos. Además, con la introducción de las pancartas LED en el mercado en los últimos años, estamos viendo un aumento en la demanda de señalización direccional, agendas de eventos, carteles para ferias comerciales, biografías de ponentes y arte temático para añadir al espacio del evento y a todo el recinto utilizando estas unidades ligeras y elegantes».

Selección del lugar

Los encuestados eligieron la ubicación, el tiempo de viaje y el acceso como los elementos imprescindibles para su lugar de reunión, y todos se mantienen constantes desde 2023. La flexibilidad del espacio para reuniones sigue siendo importante, pero disminuyó del segundo al tercer lugar este año, mientras que la oferta de alimentos y bebidas saltó de 2023 al segundo lugar.

Los espacios de networking, las salas con distribuciones flexibles y las operaciones éticas y sostenibles siguen siendo tan importantes como lo fueron durante 2023.

Las consideraciones sobre la idoneidad del lugar siguen siendo muy diversas. Charlotte Stridbeck, de Unionen, el mayor sindicato de Suecia, señala: «Es difícil lograr una buena calidad de audio y vídeo en reuniones híbridas en la mayoría de las salas de conferencias. Siempre supone un factor de estrés».

Solo un tercio de los organizadores afirmó que la reputación de una gran marca puede infundir confianza y seguridad de que el evento será de alta calidad. A nivel regional, el 40 % de los organizadores de Norteamérica están dispuestos a confiar únicamente en el reconocimiento de una marca, en comparación con una cuarta parte de los organizadores de Europa.

En consonancia con 2023, los planificadores clasificaron la accesibilidad de un lugar para los asistentes discapacitados y para el transporte público como sus credenciales más importantes.

Alimentos y bebidas

La comida y las bebidas son más importantes que nunca, y los encuestados otorgaron una calificación promedio de 9.0 a la afirmación «La comida y las bebidas son una parte clave del diseño y la experiencia de la reunión». Esta misma afirmación recibió una calificación promedio de 7.9 en 2023.

Al pensar en las prioridades regionales para la estrategia de alimentos y bebidas, en América del Norte, la información nutricional visible era importante, así como el uso de alimentos que coincidieran con el tono del evento y motivaran a los asistentes.

Tracy Stuckrath, fundadora y directora comercial de thrive! Meetings & Events, comenta: «El 43 % de los organizadores quiere reinventar los formatos de descansos y comidas, y el 74 % pide estaciones de comida creativas. Esto no se trata solo de un cambio de gusto, sino de un cambio de intención. La comida se está convirtiendo en una parte central del diseño de la experiencia, no en un elemento secundario. Cuando se hace bien, los descansos pasan de ser convencionales a ser impulsados ​​por la conexión».

Sostenibilidad

La sustentabilidad continúa siendo un foco central en la estrategia de alimentos y bebidas en las reuniones, pero el énfasis está evolucionando para reflejar una creciente conciencia de que la verdadera sustentabilidad en el catering no solo trata sobre gestionar el exceso, sino también sobre diseñar menús, porciones y estilos de servicio que eviten que ocurra en primer lugar.

Además, a medida que los organizadores de eventos presionan cada vez más a los lugares no solo para que defiendan valores sustentables sino también para que los demuestren, la industria está pasando de declaraciones de políticas estáticas a informes dinámicos basados ​​en datos.

Cuando se preguntó qué componentes esperan los planificadores que crezcan en la sala de reuniones del futuro (durante los próximos tres años), las respuestas fueron Internet de alta calidad, acústica e iluminación de la sala, operaciones éticas y sustentables y la importancia de los espacios de networking fuera de las salas de reuniones.

Mark Cooper, director ejecutivo de IACC, afirmó: “Desde el lanzamiento de nuestro primer informe Meeting Room of the Future hace diez años, es emocionante ver cómo la industria adopta enfoques audaces para el diseño de eventos, experimenta con formatos dinámicos e invierte más en las experiencias de los delegados, todo lo cual genera un mayor valor en los eventos en vivo.

“Con la demografía cambiante, el avance de la tecnología y los crecientes objetivos de sostenibilidad que configuran la industria, nuestro informe está diseñado para servir como indicador de las tendencias emergentes y un recurso práctico para los organizadores de reuniones a medida que enfrentan los desafíos futuros.

Nancy Lindemer, presidenta global de IACC, concluye: «Seguimos reconociendo los desafíos que enfrentan nuestros socios organizadores de reuniones al encontrar espacios para sus reuniones y eventos. La demanda de entornos únicos y atractivos que inspiren la productividad en todas las generaciones nunca ha sido mayor, y las experiencias gastronómicas que unen a las personas desempeñan un papel fundamental en este proceso».

Los espacios del IACC están preparados para afrontar ese reto. Nuestros miembros ofrecen espacios creativos y no tradicionales, respaldados por modelos de servicio diseñados específicamente para reuniones. Al conmemorar el décimo aniversario del informe "Sala de Reuniones del Futuro" del IACC, agradecemos a la comunidad de planificación de reuniones su continuo apoyo y perspectivas; sus aportaciones son fundamentales para forjar el futuro de las reuniones excepcionales.

Durante los últimos diez años, el informe "La Sala de Reuniones del Futuro" ha explorado las perspectivas de organizadores de reuniones, miembros de la IACC y expertos del sector a nivel mundial. Realizado por la IACC y Development Counsellors International, este estudio ofrece información de primera mano de los organizadores de reuniones sobre sus experiencias en un mundo pospandémico, mientras lidian con la reanudación de los negocios, las prioridades de los nuevos clientes y un panorama tecnológico híbrido en constante evolución.

Alex Cabañas, presidente ejecutivo de Pyramid Global Hospitality, fue presidente global de IACC hace 10 años cuando se fundó el informe: «Aún recuerdo cuando germinó la idea, y era sencilla. Quién mejor que IACC para liderar el debate sobre el futuro de las reuniones: antes, dentro, fuera y después de la reunión. No se trata de la «sala», sino de toda la experiencia que, además, suele tener lugar en una «sala». Hemos ayudado a redefinir la experiencia de las reuniones con la ayuda de tantas mentes brillantes y socios de la industria de las reuniones».

Fuente: IACC.